忻州職業技術學院合同管理辦法

(暫行)

第一章  總 則

第一條　為規范忻州職業技術學院（以下簡稱學院）各類合同行為，維護學院合法權益，提高辦學效益，促進學院改革和發展，根據《中華人民共和國合同法》以及有關法律法規的規定，結合學院實際，特制定本管理辦法。

第二條　本辦法所稱合同是指學院法定代表人或者學院法定代表人授權委托的代理人代表學院與自然人、法人或者其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的、涉及經濟權益的協議。

第三條　學院合同管理的指導思想是：按照黨委領導下的校長負責制原則，落實學院各項事業發展，貫徹執行國家法律的規定，堅持“七個結合”，即循序漸進與順勢而為相結合，集權與分權相結合，歸口管理與分類運行相結合，權、責的對應和經辦、簽署、執行、監督的分離相結合，定期總結與定期培訓相結合，重要從細與次要從簡相結合，科學程序與機動靈活相結合。

第四條　學院合同管理的目標是：嚴格執行學院黨委會決議，加強監督管理，規范學院合同行為，努力做到低成本控制、低風險運行，高起點定位，高效率管理，確保學院事業健康發展。

第五條　學院實行統一領導，分級管理，分類運行，責任到人，全面監督的合同管理體制。

第六條　學院聘請常年法律顧問，負責對學院簽訂合同的內容提出法律建議，并接受學院合同綜合管理部門的法律事務咨詢。學院可根據合同承辦部門的需要，聯系校內外法律專家參加合同的起草、修改和審核重大合同，參與重大合同談判、合同糾紛的調解、仲裁、訴訟等活動，并根據具體法律服務明確雙方相應的權利、義務和費用。

第二章  合同管理部門及其責任

第七條　學院黨政辦是學院合同綜合管理部門，負責協調合同承辦部門的合同管理工作，除明確分類管理的合同外，視學院綜合性合同的內容和性質決定其具體承辦部門。其主要職責如下：

（一）組織學院合同管理規章制度的建立健全；

（二）負責統籌協調學院日常合同管理，指導學院合同承辦部門的合同管理工作；

（三）負責對學院日常合同審核流程的復核；

（四）按季度對各部門承辦合同情況進行匯總檢查，按年度對學院全年合同簽署、履行情況進行匯總分析，并將全校合同管理情況向學院主要領導報告；

（五）負責組織學院合同管理培訓工作；

（六）負責學院合同管理中的法律服務聯系工作。

（七）負責合同用印管理。對外簽訂合同原則上使用學院公章，其他印章一律不得替代使用，并編號登記。

 第八條　學院合同承辦部門是指經學院法定代表人授權，代表學院起草和管理合同的相關部門和單位。其主要職責如下：

（一）根據國家法律法規及本辦法，制定本部門合同管理實施細則，并嚴格合同的事前、事中、事后管理。合同承辦部門提交審批的合同，首先依照重要合同審批程序執行，由分管領導提出審批意見。

（二）負責合同項目的可行性研究和合同對方的資信調查，對合同的真實性、合法性、可行性、效益性負責；

（三）具體組織合同的談判簽訂工作；組織學院相關領導小組或工作小組對職責范圍內的合同事項按程序進行研究、審議、決策；并在合同審批合格后負責組織有關領導進行合同的簽署工作。

（四）認真履行合同，及時組織實施并處理有關問題；具體負責本部門承辦合同的全面履行，確保雙方權利、義務的實現和合同的順利實施，履行中發現問題應及時上報，并積極解決；參加相關的合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟活動。

（五）每學期末編制部門合同匯總報表，對重大合同履行情況進行重點說明；年末總結上報部門全年度合同簽訂、履行情況；建立合同檔案，保管合同及相關資料。

第三章  合同的授權委托

第九條　除學院法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的授權委托，方能在授權范圍內代表學院訂立、變更、解除合同。

凡未經學院黨委或行政會議決定，或未得到學院法定代表人授權委托而以學院名義自行對外訂立合同的，為無效合同，學院不承擔相關民事和刑事責任，并將追究其法律責任。

第十條　在學院合同管理的審核審批流程中，學院法定代表人（或學院主要領導）按照一般、重要、重大等合同類型的不同審批權限，對合同簽署權限作如下授權委托：一般合同和重要合同可授權委托合同事項分管院領導為其簽約代理人；重大合同原則上由學院法人代表簽署；凡屬按照有關規定應當會議議定的，一律由有關會議集體決定，并授權學院法人代表簽署，必要時，也可委托二級獨立法人代表。

第十一條　學院法定代表人授權委托代理人的職責：

（一）在授權范圍內負責談判、簽訂合同；

（二）對所簽訂合同的合法性、真實性和可行性負責；

（三）對須報請有關院領導、黨委會或院長辦公會審批的合同，在合同承辦部門辦理申報審批手續的基礎上，提出本人意見并對本人意見負責；

（四）負責所簽訂合同的全面履行；妥善處理合同實施中發生的糾紛或問題；

（五）規范合同管理檔案，合同簽訂或履行后及時將合同的有關資料歸檔。

第四章  合同的審查和審批

第十二條　學院計財處、審計辦是學院合同的審查部門，學院法律顧問為學院合同審查審批提供咨詢意見。

所有合同在簽訂前必須經學院計財處、審計辦審查并會簽。學院重要合同和重大合同在簽訂前還必須征詢法律顧問意見，一般合同由承辦部門負責人根據需要征詢法律顧問意見。合同承辦部門必須認真填寫《忻州職業技術學院合同審批表》一式兩份，并與合同審查的原始材料一同按程序提交審查。

第十三條　合同申報審批時，應做到合同主要條款明確，內容充實，材料齊全，手續完備。所有合同簽訂原則上應提前提交相關職能部門審查和審批，以保證審查充分，審批嚴格。

第十四條　學院合同承辦部門負責對合同對方資信情況和合同文本內容的合法性、嚴密性、可行性進行審查。

第十五條　學院審計辦負責對學院各類合同進行審計監督，對合同訂立的程序和內容的合法性進行審查把關并會簽。其審查內容主要包括：

1、合同的審批流程是否合規。審查重要合同和重大合同的事項是否已經學院黨委會討論通過。審查選擇合同對方簽訂合同的理由是否充分，相關程序是否到位，重大疑難合同是否聽取了相關專家的意見；審核承辦部門對合同的分類是否正確、恰當。

2、合同的內容是否合法。協助律師審查合同是否符合國家法律、政策，審查合同是否符合學院的相關制度、規定，對方是否有相應的資質。

3、合同的條款是否完整。審查合同條款和內容是否完整正確，尤其是合同的違約責任及解決爭議的條款是否完整。

第十六條　學院計財處負責合同明確規定的財務結算管理，主要對合同簽訂和履行全過程的資金計劃、合同金額、結算、收付款方式等進行審查。

第十七條　學院根據合同性質、標的大小及法律風險分為一般合同、重要合同、重大合同三類，合同承辦部門在合同管理實施細則中予以具體明確，報院長辦公會議核準，并按照學院統一領導、分級管理的合同管理體制，分別適用相應的合同審批程序。

（一）一般合同是指合同承辦部門在職能范圍內為從事正常業務所簽訂的標的額較小、對學院發展影響較小的合同，經必要的審查審批程序后，原則上可授權委托合同事項分管院領導為其簽約代理人；

（二）重要合同是指標的額較大或對學院發展可能產生較大影響的合同，有關職能部門或專家小組要對合同進行調查論證并提出意見，經必要的審查審批程序后，原則上可授權委托該合同事項的分管院領導為其簽約代理人。

（三）重大合同是指標的額大或對學院發展可能產生重大影響的合同；以學院名義同外單位合作或共建的合同；承包經營合同；對外投資、融資借款合同；房屋場地和重大設備租賃合同；無形資產轉讓合同等。重大合同的事項必須經過黨委會集體研究審議，有關職能部門或專家小組要對重大合同進行調查論證并提供論證報告，經必要的審查審批程序后，由學院法定代表人（或學院主要領導）簽署，必要時，也可委托二級獨立法人代表。

第五章  合同的簽訂管理

第十八條　以學院名義訂立合同，應一律采用書面形式。通過信件和數據電文（包括電報、傳真、電子數據交換和電子郵件）等就合同主要條款達成協議的，應當簽訂確認書，簽訂確認書時合同成立。

第十九條　合同簽訂前，合同承辦部門必須掌握對方的經營資格、資信等情況，不得與無經營資格或資信不良的單位簽訂合同；涉及資金的合同必須有明確的收付款計劃并向計財處提出收付款申報。涉及學院付款的合同必須事先落實資金來源，預算外合同訂立前必須履行正常的預算審批程序，落實資金后按正常合同程序簽訂；沒有資金來源，不得訂立合同。

第二十條　合同的內容和形式必須符合《中華人民共和國合同法》的規定。合同文本原則上采用國家行業管理部門統一制訂的規范文本。

第二十一條　以學院名義訂立的合同，不得在空白文本上蓋章，原則上嚴禁以傳真的形式傳送雙方簽字蓋章的合同，禁止將我方先行簽字蓋章后的合同以信函、快遞的形式遞交對方簽字蓋章；如有特殊情況，須經學院主要領導批準。簽訂合同，一般應選擇我方注冊地的人民法院管轄。

第二十二條　合同簽訂后，學院合同承辦部門應當建立合同檔案，將合同文本進行編號，記錄合同簽訂時間、合同名稱、合同類別、合同金額、合同履行期限、對方單位、經辦人、審批簽署人、合同履行情況等有關信息，并填寫“合同管理季報表”及時報學院黨政辦登記備案。

第六章合同的履行與變更

第二十三條　依法簽訂的合同，必須遵守。學院及合同承辦部門應當按照合同約定，認真履行合同，不得擅自變更或解除合同。如因情況發生變化或出現不可抗力需要變更或者解除合同的，學院合同承辦部門應在法律規定或合同約定的期限內先與對方進行協商，達成一致書面意見。合同的變更或解除，一律采用書面形式。變更或解除合同的程序同簽訂合同的審批要求一致。

第二十四條　變更合同提交審查、審批時，必須說明合同變更的理由、變更的內容、與原合同的關系等。合同變更后，合同編號不予改變。變更或解除后的合同納入本辦法規定的管理范圍

第二十五條　續簽合同在提交審查和審核時，可以提供續簽合同與原合同的關系、條款變化等方面的說明以及原合同，供合同審查審批部門參考。續簽合同的程序同簽訂合同的審批要求一致。

第二十六條　學院合同承辦部門應當按合同約定全面履行，督促和檢查對方履行合同各項義務，妥善處理合同履行過程中出現的問題，遇履約困難或違約等情況應立即向分管院領導匯報，匯報后及時以書面函件形式通知對方，并積極采取措施防止損失擴大；對合同雙方往來的文書以及便簽、便函等履行合同的憑據應當妥善保管，并納入本部門合同歸檔資料管理。

第二十七條　學院合同承辦部門對合同履行情況應嚴格驗收手續，同時以書面形式保留驗收資料，納入本部門歸檔資料管理。

第二十八條　學院計財處負責合同履行的收付款工作，根據合同正本、合同承辦部門負責人簽章、驗收意見和院領導意見方可辦理財務結算。對具有以下情形的業務，計財處應拒絕付款并及時向學院主要領導報告有關情況:

（一）發票或合同審批手續不完備的；

（二）收付款單位與合同對方當事人名稱不一致的；

（三）收付款方式或金額與合同內容不相符的。

計財處同時負責審查學院合同履行是否符合預算計劃，經濟效益是否達到預期目標。

第二十九條　對合同中所規定的學院權益，合同承辦部門應履行主張職責，凡因工作失職造成學院權益損失的，將追究其行政責任和經濟責任。

第七章  合同糾紛的處理

第三十條　合同履行過程中如與對方當事人發生糾紛，應按合同約定、國家法律法規的有關規定妥善處理。合同糾紛發生后，合同承辦部門應及時將有關情況報學院，并立即組織專題小組或指派專人認真應對、妥善處理，重大合同應及時委托學院法律顧問參與糾紛處理；經協商仍無法解決的，報分管院領導或主要領導同意后，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。

第三十一條　處理合同糾紛的原則是：以協商為主，做到有理、有利、有節；以法律法規為準繩，以合同約定為依據，保障學院合法權益。

第三十二條　合同糾紛處理完畢，合同承辦部門應將有關資料匯總、歸檔，以備查考，同時將處理情況書面報學院備查。

第八章  罰 則

第三十三條　有下列情形之一，未給學院造成損失的，對直接責任人或負有領導責任的負責人進行批評教育；給學院造成損失的，視其情節輕重和造成損失的大小分別給予不同的行政處分和經濟處罰：

（一）學院合同承辦部門、合同管理人員、負責合同實施的有關單位和人員沒有按本辦法的規定履行職責的；

（二）委托代理人超越學院法人授權委托權限簽訂合同的；

（三）合同承辦單位、合同簽訂人未調查對方資信情況、未審查對方主體資格，給學院造成損失的；

（四）應簽訂書面合同而未簽訂，給學院造成損失的；

（五）丟失或者擅自銷毀合同和合同附件，以及合同履行過程形成的各種函件、單據的。

第三十四條　未經學院批準或者授權，擅自以學院名義簽訂合同的單位或個人，應對該合同承擔全部責任；給學院造成損失的，學院視情況追究有關責任人行政、經濟責任直至追究其法律責任。

第三十五條　學院內任何單位或個人不得擅自以學院名義對外提供擔保，擅自為他人提供擔保給學院造成損失的，由擔保人承擔經濟責任，并給予紀律處分。

第九章  合同管理的檢查與培訓

第三十六條　學院黨政辦定期檢查學院日常合同管理情況。合同承辦管理部門必須定期對合同的承辦和管理情況及履約率進行總結，每季度將本部門所經辦的合同的履行情況以書面報告形式向學院黨政辦反饋。學院定期組織合同管理情況總結交流會，通報學院合同管理情況，總結全院合同管理工作。

第三十七條　加強專、兼職合同管理干部隊伍建設，根據我院合同管理體制，逐步建立完善兼職合同管理隊伍和培訓學習制度，定期舉辦合同管理專業培訓班，組織領導干部和專、兼職合同管理干部學習《中華人民共和國合同法》等法律法規，增強合同管理隊伍的法律意識和科學管理意識。

第十章  附 則

第三十八條　學院所有合同實行嚴格的檔案制度。凡歸檔的合同文件材料必須是原件。學院黨政辦負責合同審批表的保管和歸檔，并將合同正本按季度整理轉交計財處由其匯總整理和歸檔；學院合同承辦部門負責將屬于歸檔范圍的合同文件材料（合同執行的分期驗收材料、圖紙、標書、資產清單等）收集齊全，系統整理，經部門負責人審查后，于第二年上半年移交學院檔案室集中保管。合同保管人員對合同遵守保密原則。

第三十九條　學院上級主管部門下達的指令性任務如涉及合同關系可本著效率與合法性原則訂立，由合同承辦部門負責審查合同內容并附上合同原件及有關材料提交學院主要領導審批簽署，同時將有關情況報學院黨政辦登記備案，并按常規合同進行管理。

第四十條  本辦法由學院黨政辦負責解釋。

第四十一條　本辦法自2016年12月9日起正式執行。